DATENSCHUTZBESTIMMUNGEN FÜR DIE TAGUNGSTEILNAHME

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend nur noch „DSGVO“) verpflichtet uns zu entsprechenden Maßnahmen bei der Datenverarbeitung, aber auch zur Information an Sie. In unseren Datenschutzhinweisen finden Sie daher folgende Informationen:

A. Unsere Kontaktdaten

Verantwortlich im Sinne des Datenschutzrechts ist:

tcworld GmbH
Heilbronner Straße 86
70191 Stuttgart
Deutschland
Telefonnummer: +49 711 65704-0
E-Mail-Adresse: infodontospamme@gowaway.tekom.org

Weitere Informationen finden Sie unter https://www.tekom.de/impressum
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der E-Mail-Adresse datenschutz@tekom.de oder unter unserer Postadresse mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter“.

B. Details zur Verarbeitung Ihrer Daten

Welche Daten wir von Ihnen erheben und verarbeiten, ergibt sich aus dem jeweiligen Kontext, sowie bspw. aus dem jeweiligen Formular, das wir zur Datenerhebung einsetzen. Im Übrigen verarbeiten wir die Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen (Namen, E-Mail-Adresse, Postanschrift, Telefonnummer, Faxnummer…).

1. Registrierung und Benutzerkonto

Zur Registrierung zur Jahrestagung verwenden Sie die Zugangsdaten von Ihrem ‚meine tekom‘-Benutzerkonto. Sollten Sie noch kein Benutzerkonto haben, können Sie sich ein Benutzerkonto anlegen. Wir erheben hierzu folgende personenbezogene Daten von Ihnen:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse.

Rechtliche Grundlage für die Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO, weil wir davon ausgehen, dass Sie sich früher oder später zu einer Veranstaltung anmelden werden. Sollte das aktivierte Benutzerkonto nach 6 Monaten unbenutzt bleiben, werden wir die Daten, und damit auch Ihr Konto, löschen.

Für die Erstellung des Benutzerkontos verwenden wir das sogenannte Double-Opt-in-Verfahren. Das heißt, dass wir Ihnen nach Angabe Ihrer personenbezogenen Daten eine Bestätigungs-E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse senden. Diese enthält einen Link, welchem Sie bitte folgen und über den Sie ein Passwort vergeben. Wenn Sie dies nicht innerhalb von 7 Tagen tun, werden Ihre zur Aktivierung angegebenen personenbezogenen Daten gelöscht.

Weitergehende Informationen zur Nutzung Ihres Benutzerkontos und zum Datenschutz im Hinblick auf die Nutzung des Tagungsportals (z.B. Cookies, Social-Media-Plug-ins) erhalten Sie hier.

2..Anmeldung zur Tagung/ Ticketverkauf

Im Rahmen der Anmeldung zur Tagung werden folgende personenbezogene Daten erhoben.

• Vorname, Nachname
• Firma (soweit vorhanden)
• Rechnungsadresse (auch E-Mail-Adresse)
• VAT
• Branche
• Position (freiwillige Angabe).

Die Erhebung dieser Daten dient der Vertragserfüllung. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO.

Soweit die erhobenen Daten nicht für die Vertragserfüllung benötigt werden (Branche, Position), ist die Erhebung auf unser berechtigtes Interesse gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO gestützt.

3. NetworkingLounge: Umfang und Sichtbarkeit Ihres Profils / Funktionen

In der NetworkingLounge können Sie mit anderen Teilnehmer:innen Kontakt aufnehmen (Kontaktanfrage), Nachrichten senden und miteinander chatten. Sie können sich alle anderen Teilnehmer:innen anzeigen lassen, nach bestimmten Personen suchen oder nach Personen mit bestimmten Interessen suchen.

Wenn Sie sich zur Tagung anmelden, wird für Sie automatisch ein Profil vorangelegt. Sie werden direkt nach Ihrem ersten Login auf der Tagungsplattform auf dieses Profil geleitet.

Aus Ihrer Registrierung werden folgende personenbezogene Daten für Ihr Profil übernommen:

• Vorname, Nachname
• E-Mail-Adresse
• Ort
• Land
• Firma
• Branche
• Position.

Sie haben die Möglichkeit, in Ihrem Profil folgende Angaben optional hinzuzufügen:

• Job
• Status
• Interessen (Biete/Suche)
• Social Media Kontakte.

Sich zu treffen und miteinander auszutauschen gehört zu den wichtigsten Elementen unserer Veranstaltungen. Wir stützen die Datenverarbeitung auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO, soweit wir Ihnen die Teilnahme an diesem Austausch vertraglich schulden, im Übrigen auf unser berechtigtes Interesse gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO, um den Teilnehmer:innen den Austausch und das Kennenlernen umfassend und einfach zu ermöglichen.

Ihr Profil ist für andere Teilnehmer:innen, Sponsoren und Referent:innen sichtbar.

Andere Teilnehmer:innen, Sponsoren und Referent:innen können Ihre Angaben in der NetworkingLounge sehen und nach Ihrem Namen suchen. Sie können Kontaktanfragen stellen und erhalten. Wird die Kontaktanfrage von dem Empfänger akzeptiert, können Sie Nachrichten austauschen, miteinander chatten und das komplette Profil des jeweils anderen sehen. Ohne eine bestätigte Kontaktanfrage haben Sie die Möglichkeit, eine kurze Nachricht zu hinterlassen, jedoch können Sie keinen Chat führen. Die Chats sind SSL-verschlüsselt und können nur von den miteinander chattenden Personen eingesehen werden.

Sie haben die Möglichkeit, Ihr Profil für zukünftige Veranstaltungen zu speichern. Die NetworkingLounge wird als zusätzliche Mitgliederleistung an ‚meine tekom‘ angeschlossen. Daher bleibt das Profil für tekom-Mitglieder bestehen.

4. Showrooms und Ausstellerpräsentationen

In den Showrooms können Sie die Aufzeichnungen anschauen, Dokumente der Aussteller herunterladen, Stellenausschreibungen der Aussteller anschauen und den Beratern der Aussteller Nachrichten hinterlassen und Termine vereinbaren.

Sie können über ein Kontaktformular Nachrichten für die Berater der Aussteller hinterlassen oder Termine vereinbaren. Mit Absendung der Nachricht stimmen Sie zu, dass die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten, wie z.B. Ihre E-Mail-Adresse, vom Aussteller nach dessen eigener Verantwortung genutzt werden.

5. Tagung
5.a. Tagung (für Teilnehmer:innen vor Ort)

Fast alle Sessions der Tagung werden aufgezeichnet und auf der Tagungsseite drei Monate lang für alle Tagungsteilnehmer:innen bereitgestellt.

Es kann also sein, dass Sie in den Aufnahmen zu sehen und/oder zu hören sind.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist für Sie als Teilnehmer:innen vor Ort Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse stützen wir darauf, dass wir durch das Angebot der Online-Teilnahme einen weiteren Teilnehmerkreis erschließen und so die Veranstaltung für alle Beteiligten (auch Sponsoren, Aussteller usw.) interessanter machen können. Außerdem dienen die Aufzeichnungen auch Ihnen dazu, sie nach der Veranstaltung anschauen zu können.

Für die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der Aufzeichnung verweisen wir auf die nachfolgende Ziffer 5.b.

5.b. Tagung (für Online-Teilnehmer:innen)

Als Konferenztechnik nutzen wir ZOOM.

Aufzeichnungen stehen 3 Monate nach der Veranstaltung den Ausstellern und Tagungsteilnehmer:innen zur Verfügung, danach werden sie gelöscht.

Wenn Sie online an Sessions (wie z.B. Fachvorträge, Workshops, Tutorials oder Podiumsdiskussionen) teilnehmen, leiten wir folgende personenbezogene Daten an den Konferenzdienstleister weiter:

• Anrede
• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse.

Bei der Nutzung von ZOOM werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Datenangaben und Dateneingaben Sie bei der Teilnahme machen. Je nach Format der Sessions ist es möglich, dass die Teilnehmer:innen live diskutieren können und die Namen der Teilnehmer:innen sichtbar sind.

Gegebenenfalls haben Sie die Möglichkeit, die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese anzuzeigen und gegebenenfalls zu protokollieren.

Unter Umständen wird Ihnen vom Moderator die Möglichkeit eingeräumt, Ihren Bildschirm zu teilen, sodass Ihr Bildschirminhalt auch den übrigen Teilnehmer:innen, dem Moderator sowie den Referenten angezeigt wird. In diesem Fall können Sie die Webcam, das Mikrofon sowie das Teilen Ihres Bildschirms gegebenenfalls jederzeit selbst abschalten bzw. stummstellen.

Fast alle Sessions der Tagung werden aufgezeichnet und auf der Tagungsseite drei Monate lang für alle Tagungsteilnehmer:innen bereitgestellt.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO – Erfüllung der vertraglichen Verpflichtung – Veranstaltungsteilnahme. Für die Archivierung der Aufnahmen stützen wir uns auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO – berechtigtes Interesse als Fachverband.

Soweit es das Format zulässt, dass Sie Ihr Bild teilen und aktiv mitdiskutieren oder an einem für alle sichtbaren Chat teilnehmen können, werden Sie zu Beginn der Live-Veranstaltung hierauf mündlich und im Chat hingewiesen.

Wenn Sie nicht damit einverstanden sind, dass Ihr Bild oder Ihre Beiträge mitaufgezeichnet werden, bitten wir Sie, das Meeting zu verlassen und sich später die Aufzeichnung anzusehen.

Soweit am Anfang einer Session kein Hinweis erfolgt, ist das Format entweder so gestaltet, dass Ihr Name und der Fragen-Chat nicht sichtbar sind, oder die Veranstaltung wird (wie bei Workshops und Meetups) nicht aufgezeichnet.

6. Zufriedenheitsumfrage und Newsletter/Werbung

Ihre Zufriedenheit ist uns wichtig. Deshalb geben wir Ihnen die Möglichkeit, nach der Veranstaltung an einer Zufriedenheitsumfrage teilzunehmen. Darüber hinaus gehen wir davon aus, dass Sie daran interessiert sind, per E-Mail Publikationshinweise im Zusammenhang mit den von Ihnen besuchten Vorträgen und Informationen zu ähnlichen Veranstaltungen zu erhalten. Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO bzw. § 7 Abs. 3 UWG. Sie können uns jederzeit mitteilen, wenn Sie nicht mehr informiert werden möchten.

Innerhalb unseres Unternehmens stellen wir sicher, dass nur diejenigen Personen Ihre Daten erhalten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.

In vielen Fällen unterstützen Dienstleister und Service-Partner unsere Fachabteilungen bei der Erfüllung ihrer Aufgaben, z.B. Abwicklung der Besucherregistrierung, Abwicklung des Messe-Logistiksystems, Newsletterversand, Versand von E-Mailings, Zahlungsabwicklung, Bestell-/Auftragsabwicklung, Bonitätsprüfung, Webhosting, Pflege und Analyse der Daten. Alle Dienstleister und Service-Partner wurden sorgfältig ausgewählt, und mit allen Dienstleistern und ServicePartnern wurde das notwendige datenschutzrechtliche Vertragswerk abgeschlossen. Personenbezogene Daten werden von unseren Dienstleistern und Service-Partnern unter Beachtung der einschlägigen Datenschutzvorschriften zur Betreuung und Information von Kunden und Interessenten sowie zur Abwicklung der angebotenen Dienstleistungen und Services verarbeitet.

Eine Übermittlung Ihrer Daten an Aussteller erfolgt in folgenden Fällen:

• Wenn Sie für Ihren Tagungs-/Messebesuch einen Gutschein nutzen, akzeptieren Sie, dass die Daten, die Sie im Rahmen der Besucherregistrierung angeben, an den Aussteller übermittelt werden, der Sie zu einem kostenlosen oder ermäßigten Besuch einlädt. Dies kann der Abrechnung der Tickets zwischen dem Aussteller und der tcworld GmbH, der Kontrolle der eingelösten Gutscheine und der Kontaktaufnahme der Aussteller mit ihren Besuchern dienen.
• Wenn Sie am sog. Lead Tracking teilnehmen. Die Teilnahme am Lead Tracking erfolgt dann, wenn Sie während Ihres Besuchs einer Veranstaltung einem Aussteller gestatten, den Barcode auf Ihrem Ticket für die Veranstaltung zu scannen. Ähnlich wie beim Überreichen einer Visitenkarte werden dem Aussteller durch das Scannen des Barcodes die von Ihnen bei der Besucherregistrierung angegebenen Kontaktdaten (Firma, Anrede, Titel, Name, Vorname, Firma, Straße, PLZ, Ort, E-Mail, gegebenenfalls Brancheninformationen und weitere von Ihnen gemachte Angaben) übermittelt, unabhängig davon, ob es sich um einen Aussteller aus dem Inland, der EU oder aus sonstigen Drittstaaten handelt. Ihre Teilnahme am Lead Tracking ist freiwillig und findet nicht ohne Ihre weitere Mitwirkung statt.

Für alle beschriebenen Datenverarbeitungen gilt außerdem:

7. Verarbeitung Ihrer Daten

Die Daten werden auf von uns angemieteten Servern in Deutschland verarbeitet. Hierzu haben wir eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung mit dem Anbieter geschlossen.

8. Weitergabe Ihrer Daten

Ihre Daten geben wir im notwendigen und angemessenen Umfang an Subunternehmer bzw. beauftragte Leistungsträger weiter, wenn dies zur Durchführung des Vertrages (z.B. Planung und Durchführung der Veranstaltung) notwendig bzw. geboten ist.

Ihre Daten, die Gegenstand einer Rechnung sind (Vorname, Nachname, Firma, Postanschrift) geben wir nur an unseren Steuerberater weiter, soweit es zu einer steuerrechtlich relevanten Handlung (z.B. Vertragsschluss) kommt, außerdem an unsere Bank, soweit es zu Zahlungen durch oder an Sie kommt.

In einigen Fällen unterstützen externe Dienstleister (Versanddienstleister für den Versand von Werbematerialien, Agenturen für die Erstellung von Werbe- und Infomaterialien, Dienstleister für Internethosting sowie Softwareanbieter) unsere Fachabteilungen bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. Mit allen diesen Dienstleistern haben wir die notwendigen datenschutzrechtlichen Verträge abgeschlossen und Maßnahmen getroffen.

Ansonsten erfolgt keine Weitergabe an Dritte. Eine Ausnahme besteht dann, wenn eine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe besteht.

9. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

Wir speichern alle in diesem Zusammenhang erhobenen Daten bis zum Ende des Vertrages und bis keine Ansprüche mehr aus dem Vertrag oder der Vertragsanbahnung geltend gemacht werden können, also bis zum Eintritt der Verjährung. Die allgemeine Verjährungsfrist nach § 195 BGB beträgt 3 Jahre. Bestimmte Ansprüche, wie beispielsweise Schadensersatzansprüche, verjähren jedoch erst in 30 Jahren. Besteht berechtigter Anlass anzunehmen, dass dies im Einzelfall relevant ist (z.B. drohende Ansprüche gegen uns), so speichern wir die personenbezogenen Daten über diesen Zeitraum. Die genannten Verjährungsfristen beginnen mit dem Ende des Jahres (also am 31.12.), in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den den Anspruch begründenden Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt oder ohne grobe Fahrlässigkeit erlangen müsste.

Wir weisen darauf hin, dass wir daneben auch gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aus steuerlichen und buchhalterischen Gründen unterliegen. Diese verpflichten uns als Nachweis für unsere Buchführung bestimmte Daten, zu denen auch personenbezogene Daten gehören können, über einen Zeitraum von 6 bis zu 10 Jahren aufzubewahren. Diese Aufbewahrungsfristen gehen den oben genannten Löschungspflichten vor. Auch die Aufbewahrungsfristen beginnen jeweils mit Schluss des betreffenden Jahres, also am 31.12.

10. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Damit geht auch stets eine Beendigung des Vertrages einher, d.h. Sie können unsere Leistungen nicht mehr in Anspruch nehmen bzw. wir werden von unserer Leistungspflicht frei, wenn Sie die Löschung verlangen. Ihr Löschungsverlangen berührt unseren Anspruch auf das vereinbarte Honorar oder auf Kostenerstattung grundsätzlich nicht, soweit nicht gesetzliche Gründe unseren Anspruch ausschließen (z.B. berechtigter Rücktritt).

Soweit wir uns auf das berechtigte Interesse berufen, haben Sie das Recht, jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten bei uns Widerspruch einzulegen. Wenn wir keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die weitere Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder aber, wenn wir die betreffenden Daten von Ihnen zum Zwecke der Direktwerbung verarbeiten, so werden wir Ihre Daten dann nicht mehr verarbeiten (vgl. Artikel 21 DSGVO). Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden (siehe A.).

C. Ihre Rechte als Betroffener

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie „Betroffener“ und es stehen Ihnen folgende Rechte uns gegenüber als Verantwortlichen zu (unsere Kontaktdaten finden Sie oben unter A.):

1. Recht auf Auskunft

Sie haben das Recht, von uns unentgeltlich eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten. Ist dies der Fall, dann haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf weitere Informationen, die Sie Art. 15 DSGVO entnehmen können. Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden (siehe oben A.).

2. Recht auf Berichtigung

Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Ebenso haben Sie das Recht – unter Berücksichtigung der oben genannten Zwecke der Verarbeitung – die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen. Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden (siehe oben A.).

3. Recht auf Löschung

Sie haben das Recht, die unverzügliche Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn eine der Voraussetzungen des Artikel 17 DSGVO vorliegt. Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden (siehe oben A.). Die Rechtsfolgen haben wir unter B. bei den Verarbeitungsvorgängen beschrieben.

4. Widerspruchsrecht bei Verarbeitung wegen berechtigten Interesses

Soweit wir Ihre Daten auf der Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO verarbeiten (also wegen unserem berechtigten Interesse), haben Sie das Recht, jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten bei uns Widerspruch einzulegen. Wenn wir keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die weitere Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder aber, wenn wir die betreffenden Daten von Ihnen zum Zwecke der Direktwerbung verarbeiten, so werden wir Ihre Daten dann nicht mehr verarbeiten (vgl. Artikel 21 DSGVO). Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden. Als Widerspruch in diesem Sinne gilt auch ein technisches Verfahren, das Sie einsetzen, bspw. eine eindeutige technische Information, die Ihr Webbrowser uns übermittelt („Do-Not-Track“-Mitteilung).

5. Widerrufsrecht bei erteilter Einwilligung

Sie haben das Recht, eine erteilte Einwilligung in die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten mit Wirkung für die Zukunft jederzeit zu widerrufen. Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden (siehe oben A.). Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt.

6. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der Voraussetzungen des Artikels 18 DSGVO vorliegt. Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden (siehe oben A.).

7. Recht auf Unterrichtung

Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber uns geltend gemacht, sind wir verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Ihnen steht gegenüber uns das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

8. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und Sie haben das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln, wenn die Voraussetzungen des Artikels 20 DSGVO vorliegen. Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden (siehe oben A.).

9. Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet durch uns nicht statt.

10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben jederzeit unbeschadet anderweitiger Rechte das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz, insbesondere in dem Mitgliedsstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt.